Het spook dat planning heet
Lekkere strakke planning toch?
Om 10 uur heb ik een afspraak van een uur op kantoor. Fijn, die vergadering van 11 uur is maar een paar deuren verder. O ja, en om 12 uur moet ik op locatie zijn. Belangrijk, want mijn gesprekspartner heeft maar een uurtje en we hebben al zo lang gezocht naar een geschikte tijd. *tumtradum, neemt een paar slokken koffie*, ja en om 13 uur moet ik weer op kantoor zijn. Lekkere planning hoor. *glimlacht tevreden*
Hoe komt het dan dat zo’n planning in de soep loopt? Omdat er essentiële tijd niet is gepland.
Die tijd noem ik fantoomtijd.
Fantoomtijd?
Eigenlijk is het een soort ongrijpbaar monster dat zich boven je hoofd heeft genesteld en ieder moment kan toeslaan. Je weet alleen nooit hoe het zich manifesteert.
Als reistijd, een gesprek met een collega, een onverwacht telefoontje. Een regenbui waar je doorheen moet fietsen.
Maar het is meer. Het is ook de tijd om een ingewikkeld rapport te lezen. Om over iets na te denken. Of eventjes een kwartiertje voor jezelf te hebben. En het is zeker niet alleen werkgerelateerd…
De gevolgen van planning
Met het besef dat ik ook tijd tussen mijn afspraken moet plannen, werd mijn leven een stuk rustiger. Ik hoef niet meer overal achteraan te hollen. Ik kom op tijd. En bovenal, ik ben me bewust van hoe lang ik met iets bezig ben.
Dus voilà, pak pen en papier, zet je timer op 5 minuten en doe mee met de volgende tip!
De 5 minuten tip:
Pak je agenda en bekijk één afspraak die je morgen (of binnenkort) hebt.
- Schrijf alle voorbereidingen op die voor deze afspraak nodig zijn (stukken lezen, een telefoontje plegen, antwoorden zoeken, iets 3 dagen van tevoren in de marinade zetten)
- Schrijf alles op wat er na je afspraak moet en eventueel kan gebeuren
- Schat hoe lang je nodig hebt per taak (15 minuten, 3 uur)
- Plan in je agenda wanneer je die taken gaat doen
Bonus tip om niet te panikeren:
Schrik niet als je nu ziet dat je in tijdnood komt. Jammer dan.
Je hebt namelijk iets gedaan wat je nog nooit hebt gedaan! Wow!
Zeg bij de eerstvolgende afspraak die je maakt: ik moet daar even over denken. Mag ik je daar straks antwoord op geven.
Haal diep adem, zet je timer op 5 minuten, doorloop stap 1 tot en met 5 en kijk in je agenda waar die nieuwe afspraak is te plannen.
